Dnes se zaměříme na nástroje a aplikace, bez kterých si neumím představit svůj pracovní den. Vybral jsem ty, které skutečně denně používám a přinášejí mi největší hodnotu. Každý z těchto nástrojů má v mém pracovním procesu své nezastupitelné místo a společně tvoří ekosystém, který mi pomáhá udržet vysokou produktivitu.
Akiflow pro denní plánování
Jako freelancer často skáču mezi různými projekty a používám klientovi nástroje pro projektové řízení - ať už je to Asana, Notion, Clickup a další. K tomu se přidávají úkoly ze Slacku a emailů, které také nesmí zapadnout.
Abych se v tom neztratil, potřebuju všechny úkoly organizovat na jednom místě. A hlavně způsobem, který vyhovuje mojí produktivitě.
Akiflow se zaměřuje na konsolidaci úkolů z více zdrojů. Má centrální inbox, do kterého vám proudí úkoly z integrací, které si nastavíte.
Z jednoho místa tak můžete plánovat práci na úkolech (timeboxing), schůzky a mít celkový přehled o prioritách.
Akiflow je nástroj pokročilý, ale zároveň intuitivní na používání.
Z vychytávek, které Akiflow nabízí, bych vypíchnul například možnost plánování tematických časových bloků (Time Slots), které můžete věnovat soustředěné práci na určitém projektu.
Pokud toho máte hodně a hledáte nástroj pro vytížené profesionály, Akiflow může být skvělá volba.
Spark pro email
Email je super nástroj, který ale někdy může být těžké zkrotit. Je až neuvěřitelné, jak každá firma, která získá vaši emailovou adresu, to bere jako pozvánku k nekonečnému spamování.
Právě proto jsou aplikace jako Spark nebo Hey k nezaplacení. Chrání vaši schránku před nevyžádanými odesilateli.
Klíčovou funkcí totiž je možnost nastavit, kdo se vám může zobrazit v Inboxu. Ve Sparku se tato funkce jmenuje Gatekeeper, v Hey jí říkají Screener.
Spark používám už dlouho a můžu ho jen doporučit.
Nejužitečnější funkce:
- Screening emailů - V hlavním Inboxu vidíte emaily od již schválených odesílatelů. Nové musíte nejdřív "pustit dovnitř". Díky tomu se můžete soustředit na známé kontakty a jedním klikem blokovat otravné domény.
- Seskupení emailů - Emaily se třídí do kategorií (notifikace, newsletter) tak, jak to dnes dělá již mnoho klientů. Navíc si ale můžete nastavit seskupení emailů od jednoho odesilatele. Chodí vám mnoho notifikací z Google Search Console, nebo Ahrefs? Chcete vyřizovat požadavky od určitého klient po dávkách v určitý čas? Nastavte si seskupení a máte je vždy všechny na jedné obrazovce.
- Sdílení emailů - Dříve, když jste potřebovali někomu ukázat určitou zprávu, museli jste ji přeposlat. Ve Sparku stačí dát ⌘ + SHIFT + L a odkaz na email se zkopíruje do schránky. Ten pak můžete poslat třeba přes Messenger nebo Slack.
"Email - ten geniální vynález dvacátého století, díky kterému vás může kdokoli na planetě otravovat, kdykoli se mu zachce, prakticky zadarmo, skrz digitální okno, které máte pár centimetrů od nosu nebo v kapse, po celý pracovní den a často i o víkendech." (citát z knihy Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals, volně přeloženo)
Spark se stále vyvíjí a přidávají do něj nové funkce. A mnohé z nich vypadají opravdu slibně. Nedávno například přidali přepis schůzek pomocí AI a jejich shrnutí. Funguje to skvěle i v češtině a do meetingu se nepřipojuje žádný otravný bot.
Actual Budget pro finanční plánování
Za ty roky jsem vyzkoušel spoustu způsobů, jak spravovat freelance finance. Většinou to byly různé tabulky vyžadující pravidelnou údržbu.
Třeba finanční plán od Roberta Vlacha je skvěle promyšlený, ale dlouhodobá údržba tabulek je pro mě otrava.
Co mi opravdu sedí je tzv. zero-based budgeting, nebo taky “obálková metoda”. Každá koruna, kterou vyděláte, má svůj přidělený účel - ať už je to platba za nástroje, účetnictví, doplatek daní, nebo třeba investice...
Mnoho nabízených nástrojů neumí pracovat s českými bankami a tak může být jejich používání zbytečně časově náročné. Výjimkou je Actual Budget, který hravě propojíte snad s každou českou (Fio, Air Bank, Komerční banka, ČSOB, Česká spořitelna…), nebo slovenskou bankou (Slovenská sporiteľňa, VUB, Tatra banka…). Kompletní seznam podporovaných bank.
V aplikaci Actual Budget můžete mít kolik chcete rozpočtů (např. jeden pro podnikání a druhý osobní). Můžete dokonce vytvořit oddělené rozpočty pro děti a učit je zodpovědnému hospodaření.
Actual Budget je open source a můžete ho provozovat zdarma. Stejně jak synchronizace s bankovním účtem je bezplatná.
Nevýhodou je, že se od vás vyžaduje trochu technické zručnosti. Aplikaci je třeba hostovat prostřednictvím PikaPods (velice jednoduché a za 2 minuty máte hotovo) a následně si zprovoznit napojení na banku (tak 10 minut? stačí vytvoření účtu pro získání API klíče a autorizace přes internetové bankovnictví vaší banky).
Provoz aplikace přes PikaPods je následně bez starostí a stojí 1,4 USD / měsíc, což je řádově jinde než dnes běžně stojí komerční aplikace.
Matter pro čtení článků a studium
V tomto seznamu nikdy nesmí chybět aplikace pro čtení a studium. Pro každého freelancera je důležité udržovat se v obraze, rozvíjet svoje schopnosti a čerpat novou inspiraci.
Dnes jsme úplně zahlcení články a video obsahem, které vypadají důležitě a tváří se jako že stojí za vaši pozornost.
Jak se z toho nezbláznit a zároveň si najít čas na čtení a kontinuálně se posouvat?
Já se aktuálně snažím řídit dvěma pravidly:
- Dělejte nedělní čistku: Každou neděli rychle projdu seznam článků a videí ke zhlédnutí. Ze všech nepřečtených nechám maximálně 3 články na další týden. Zbytek nechám nemilosrdně archivovat. Díky tomu seznam nebobtná do nekonečna. Vždycky toho bude k přečtení víc, než kolik máte šanci stihnout.
- Preferujte obsah, který obstál test času: Článků, které jsou čerstvé a zrovna vyšly, máte nejspíš ze sociálních sítí většinu. Bude tenhle obsah relevantní ještě za týden, měsíc, rok nebo dekádu? Vždy je dobré najít si cestu k obsahu, který je přemýšlivý a jde do hloubky. Je celá řada způsobů, jak takový obsah vybírat (více o tom níže).
Ke čtení aktuálně používám aplikaci Matter, která má krásné rozhraní pro čtení na mobilu, a je dostupná také přes prohlížeč. Články je možné třídit, značit si v nich důležité pasáže, nechat si je předčítat či sumarizovat pomocí AI.
Aplikace Matter zároveň na úvodní obrazovce doporučuje starší (redakcí předvybraný) obsah. Nebo také zajímavé články, které jsou podobné tomu, co jste v posledních dnech četli. Výběr je velice dobrý a hezky balancuje záplavu té obvyklé pěny dní. Jo, a funguje i jako RSS čtečka.
A kde brát zdroj těch opravdu dobrých textů?
Pokud by vám nestačilo kurátorství integrované v aplikaci Matter, můžete kouknout na newsletter Wisereads (archiv zde), který je pro uživatele výše doporučované aplikace Readwise Reader a kterým se evidentně to doporučování obsahu snaží alespoň částečně suplovat.
Další skvělý zdroj je newsletter 'The Browser’. Je to denní newsletter s pěti vybranými články (v limitované verzi i zdarma). Jejich výběr je skvělý - vždycky tam bylo víc zajímavého čtení, než na co mám čas. Vždy jsem si užíval nedělní vydání s kvízem, problémem k vyřešení, knižními tipy a obrázkem týdne ❤️
Pokud spíše vás spíše zajímá studium nějakého konkrétního tématu, doporučuji mrknout na službu Shortform. Shortform poskytuje shrnutí a klíčové myšlenky z knih (typicky melvilovky). Na tyhle aplikace, které slibují, že knihu shrnou do 15 minutového podcastu, jste již určitě narazili. Rozdíl u Shortformu je ten, že si můžete stáhnout i PDF verzi sumáře, který je dostatečně podrobný a plný informací - ideální podklad pro studium daného tématu.
Citfin a Wise pro lepší kurzy
Pokud máte jako freelancer příjmy ze zahraničí v cizí měně, je klíčové optimalizovat směnné kurzy. Je velká šance, že ty ve vaší bance nebudou úplně přívětivé.
Už jen malý rozdíl v kurzech vám během let může ušetřit spoustu peněz. Řešit to na začátku se vyplatí.
Používám:
- Citfin pro příjem lokálních a SEPA plateb v cizí měně (funguje jako normální český multiměnový účet)
- Wise pro platby mimo EU
- Revolut pro platby kartou v EU
- Trezor pro Bitcoin (pokud bych býval nějaký měl 🛳️)
Kagi Assistant jako každodenní AI
AI v podobě jazykových modelů používám každý den, v průběhu celého dne. Je to tak obrovský pomocník, že si bez něj volnonožskou práci již nechci představit.
Pomáhá mi brainstormovat řešení problémů, opravovat a vylepšovat texty, programovat, zpracovávat data i vést nákupní seznam.
Oblíbil jsem si služby, které mi umožňují používat nejen GPT od OpenAI, ale dovolí mi přepínat modely podle potřeby.
Na práci s texty a programování může být dobrý Claude od Anthropic, na složitější úkol GPT-4o, z jiných problémů vás někdy vyseká přemýšlející DeepSeek R1.
Z toho důvodu jsem si oblíbil službu Kagi Assistant, který je součástí vyhledávače Kagi v jeho nejvyšší placené variantě.
Proč jsem nadšený z Kagi Asistenta (a proč byste měli být také):
- Soukromí na prvním místě: Kagi nabízí přístup k DeepSeek a dalším výkonným AI modelům přes důvěryhodné poskytovatele, kteří nepoužívají vaše data k tréninku modelů a v mnoha případech je neukládají vůbec.
- Flexibilita modelů: Okamžité přepínání mezi GPT-4o, Claude a DeepSeek R1 v jednom chatu. Každý model vyniká v jiných úkolech, proto byste měli experimentovat se všemi a větvit konverzaci podle potřeby.
- 🔥 Pro tip: AI umí vyhledávat ve zdrojích, kterým věříte. V Kagi si můžete přizpůsobit vyhledávání (posílit obsah z důvěryhodných stránek, blokovat obsah z otravných stránek) a dokonce nastavit vlastní “Lens”, které zobrazují obsah pouze z vybraných stránek. Kouzlo spočívá v tom, že tyto preference využívá i Asistent při hledání informací online.
Představte si, že třeba jako studenti máte k dispozici AI, která upřednostňuje akademické zdroje, kterým důvěřujete. Nebo si představte pracovního asistenta, který se zaměřuje primárně na online data z relevantních webů.
Setapp jako Netflix pro aplikace
Platby za aplikace se dokážou pěkně prodražit. Digitální konzultant Dála Musil napsal povedený článek s tipy, jak se placení za aplikace vyhnout úplně. A to díky bezplatným variantám softwaru.
Moje doporučení je někde na půli cesty (a platné pouze pokud používáte Mac): Setapp vám za jednu částku měsíčně (kolem 10 dolarů) zpřístupní celou řadu placených aplikací, které můžete využívat podle potřeby.
Takový Netflix pro aplikace.
Mezi těmi nejpopulárnějšími aplikacemi, které se hodí pro freelancery, najdete:
- Ulysses jako aplikace psaní a práci s delšími texty
- MindNode pro tvorbu myšlenkových map
- Session jako velice povedený a vývojářem opečovávaný pomodoro časovač
- Timing pro automatický time tracking
- CleanShot X pro snadné pořizování, upravování a sdílení screenshotů
- NotePlan pro poznámky, úkoly a plánování
- HandMirror udělá zrcátko přes webkameru na jedno kliknutí
- Spark Mail jako e-mailový klient
- Clean VPN jako základní VPN. Pokud VPN potřebujete jen občas, tohle vám bude stačit a ušetříte.
Asi nemusím dodávat, že na produktivitu a organizaci úkolů tam najdete celou plejádu možností. Výhodou Setappu je také to, že pokud potřebujete jednorázově nějakou aplikaci (např. na pokročilejší úpravu fotografií či záznam obrazovky), pravděpodobně ji tam najdete.
V podstatě si tímto způsobem můžete vystavět docela kvalitní aplikační zázemí za pár dolarů měsíčně. Nebude to úplně nejlepší, ale pořád lepší než nutně volit jen ty bezplatné.
Fakturoid jako zlatý standard fakturace
Málem bych zapomněl tu největší stálici. Ale pokud něco v účetnictví funguje tak dobře, že na to vlastně nemusíte myslet, je to jen dobře.
Fakturoid používám již skoro 10 let. Aplikace konzistentně odvádí skvělou práci a nikdy mě nezklamala, takže mohu jen doporučit!
To je můj seznam nejdůležitějších aplikací a služeb, které mi pomáhají v práci na volné noze. Máte s některou z nich zkušenost? Podělte se o zkušenosti v komentářích.
Tento článek plánuji průběžně aktualizovat s novými doporučeními. Přihlaste se k odběru mého newsletteru, pokud chcete být v obraze.
Diskuze členů